Tôi bị mất giấy khai sinh, tôi có thể xin bản sao hoặc cấp lại được không?
Bạn đang xem: Tìm hiểu về sao y bản chính và một số vấn đề liên quan theo quy định hiện hành
1. Khái niệm lặp từ, lặp từ gốc
Văn bản hiện hành điều chỉnh lĩnh vực này liên quan đến sao y bản chính là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Trên thực tế, thuật ngữ thường được sử dụng trong các văn bản quy phạm pháp luật không phải là thuật ngữ “bản chính”. Sao y bản chính là phương pháp thường được nhiều người sử dụng để tạo ra một văn bản có nội dung và hình thức giống với bản chính hoặc bản gốc, dùng nhiều từ cho quen. Và nếu ngôn ngữ pháp lý mặc định là "Duplicate" mà thôi.
Chuyện gì đang xảy ra vậy? có nghĩa là chủ thể được ủy quyền sao chụp một hoặc nhiều bản sao có đầy đủ nội dung và độ chính xác như bản chính hoặc bản gốc, theo thể thức và kỹ thuật đệ trình do pháp luật quy định. Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, sao chép bao gồm các hoạt động: Sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, Sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, Sao văn bản từ giấy sang văn bản điện tử. Ở đó:
– Việc chuyển từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng cách sao chụp bản gốc/văn bản giấy gốc sang văn bản giấy.
- Việc chuyển từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng cách in từ văn bản điện tử ban đầu ra giấy.
– Việc chuyển từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng cách số hóa văn bản giấy và chữ ký số của cơ quan, tổ chức (ví dụ: scan văn bản).
Tài liệu để nhân bản bao gồm hai loại như Bản gốc hoặc Bản gốc được tạo từ bản gốc. Nhắc đến hai khái niệm bản gốc và bản chính đôi khi chúng ta hay nhầm lẫn rằng cùng là một loại tài liệu nhưng thực chất công tác văn thư và lưu trữ là hai khái niệm riêng biệt. Đặc biệt:
Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP giải thích hai khái niệm này như sau:
Bản chính của văn bản là bản đầu tiên, hoàn chỉnh về nội dung và thể thức của văn bản, được người có thẩm quyền ký trực tiếp trên giấy hoặc ký điện tử trên văn bản điện tử. Tức là người được ủy quyền sẽ ký vào bản gốc này một lần duy nhất.
- Bản chính của văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức của văn bản sao chụp, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Có thể có nhiều bản gốc, nhưng chỉ có một bản gốc. Bản chính sẽ không có chữ ký “tươi” của người có thẩm quyền, có lẽ chỉ có con dấu. Những bản gốc này có hiệu lực pháp lý như nhau. Sao chép hoạt động từ chủ Trên đây là cách "sao y bản chính" mà chúng tôi thường sử dụng.
Trong thực tiễn, trong nội dung công tác văn thư, hành chính, phòng, ban, tổ chức nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, v.v. Hoạt động lưu lại là một trong những hoạt động diễn ra trong nội bộ các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp.
2. Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính?
Cấp bản sao sổ gốc hay chứng thực bản sao từ bản chính về bản chất không khác gì “sao y bản chính hay sao y bản chính”. Tuy nhiên, các thuật ngữ cũng được sử dụng khác nhau vì chúng thuộc các lĩnh vực khác nhau. Bản sao thường được sử dụng trong công việc văn thư. Cấp bản sao, chứng thực bản sao hộ tịch, hộ tịch hoặc công chứng, chứng thực, v.v. là hoạt động được thực hiện trên cơ sở thủ tục hành chính liên quan đến các lĩnh vực.
Việc cấp bản sao từ sổ chính, duyệt bản sao từ bản chính được hướng dẫn thực hiện theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư 01/2020/TT-BTP. Như vậy, hai hoạt động này được hiểu như sau:
- Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức quản lý sổ gốc phải cấp bản sao từ sổ gốc. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc;
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quy định tại Nghị định này viện dẫn bản chính để xác nhận sự tương ứng của bản sao với bản chính.
Bản fax là bản sao từ bản chính hoặc bản in có nội dung đầy đủ, chính xác như đã ghi trong sổ gốc. Bản photocopy thực chất là một loại bản sao, được vẽ bằng các công nghệ hiện đại trong lĩnh vực in ấn. Để bản chụp có giá trị pháp lý như bản chính thì việc chứng thực bản chụp là cần thiết.
trích dẫn là gì? Trích lục là thuật ngữ được sử dụng nhiều trong các thủ tục hành chính như trích lục hộ tịch, trích lục tòa án, trích lục hồ sơ. Giấy xác nhận hộ tịch được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền cấp giấy tờ (trong đó có Giấy khai sinh) xác nhận những sự việc hộ tịch đã được đăng ký tại cơ quan đăng ký hành vi hộ tịch của cá nhân. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi việc đăng ký hộ tịch được thực hiện. Bản sao sổ hộ tịch bao gồm bản sao sổ hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao sổ hộ tịch thực tế đã được chứng thực.
Bản sao có chứng thực từ bản chính không được gọi là bản sao y bản chính. Bản khai hộ tịch cũng không phải là bản sao hồ sơ hay bản trích lục. Do lĩnh vực hoạt động khác nhau nên tên gọi và bản chất của các hoạt động này không giống nhau.
3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính?
– Căn cứ quy định tại Thông tư 23/2015/NĐ-CP và Thông tư 01/2020/TT-BTP thì người yêu cầu chứng thực phải cung cấp bản chính giấy tờ, tài liệu làm căn cứ chứng thực bản sao, bản chính. cần phải được chứng nhận? Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ nộp bản chính thì cơ quan, tổ chức phải chụp ảnh bản chính để chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện chụp ảnh.
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao phù hợp với bản chính, bản chính của giấy tờ, văn bản, nếu không căn cứ vào bản chính thì sao chụp theo quy định. của Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực theo quy định như sau:
+ Sao y đầy đủ bản sao có chứng thực từ bản chính theo mẫu quy định;
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Xem thêm: Ai là triệu phú 1.5 Gameshow Ai La Trieu Phu tren Windows
Bản sao có nhiều hơn 02 (hai) tờ thì ghi phần nhận định ở trang cuối, bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì đóng dấu giáp lai. Sau đó ghi số chứng thực tương ứng với từng loại giấy tờ chứng thực; không lấy số chứng thực theo hàng đợi của người yêu cầu chứng thực.
4. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc
- chủ thể có quyền yêu cầu cấp bản chính từ sổ gốc: bản chính cấp cho cá nhân, tổ chức; Bản chính cấp cho người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức; Cha, mẹ, con; cặp đôi; anh em; những người thừa kế khác của người được cấp ban đầu khi người đó chết.
Thủ tục cấp bản sao sổ gốc:
+ Đối tượng yêu cầu sao y sổ gốc phải cung cấp bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận yêu cầu xác minh.
Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao sổ gốc không phải là cá nhân hoặc tổ chức được cấp bản chính thì người đó phải cung cấp tài liệu chứng minh mối quan hệ của mình với người được cấp bản chính.
+ Tổ chức được cấp bản sao từ sổ chính phải căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; Nội dung của bản sao nên được đánh dấu theo nội dung được đề cập trong cuốn sách gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ chính hoặc sổ gốc không có thông tin về nội dung theo yêu cầu đối với bản sao thì phải trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.
+ Trường hợp người yêu cầu gửi yêu cầu qua đường bưu điện thì để được sao y sổ gốc thì phải kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh quan hệ họ hàng, đựng trong 01 (một) phong bì dán kín: ghi rõ họ, tên. được chỉ định. và địa chỉ của người nhận đối với cơ quan hoặc tổ chức cấp bản sao.
- Thời hạn cấp văn bản yêu cầu cấp bản sao sổ gốc phải được cung cấp cho cơ quan, tổ chức trong ngày nhận được yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu nhận được yêu cầu sau 15 giờ. Trường hợp nhận hồ sơ qua đường bưu điện thì thời hạn là ngay sau khi cơ quan, tổ chức tiếp nhận nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện.
5. Bị mất giấy khai sinh thì phải làm thế nào?
Trước khi có Luật Căn cước công dân 2014, công dân có thể xin cấp lại bản chính Giấy khai sinh nếu bị mất Giấy khai sinh. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/01/2016, khi Luật Căn cước công dân 2014 có hiệu lực thì không còn quy định cấp lại bản chính Giấy khai sinh bị mất. Chẳng may công dân bị mất Giấy khai sinh có thể thực hiện một trong các thủ tục sau: Thứ nhất, thủ tục duyệt cấp bản sao trích lục bản chính Giấy khai sinh; Thứ hai, nếu không còn bản chính trích lục thì cần có bản sao giấy khai sinh, Thứ ba, thủ tục đăng ký lại khai sinh.
Nếu công dân còn bản chính thì việc chứng thực bản sao từ bản chính không khó. Quy trình chứng thực bản sao từ bản chính xem tại Mục 3 ở trên.
Nếu thông tin khai sinh của công dân vẫn được lưu trữ trong Hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch thì việc xin cấp bản sao Giấy khai sinh không có gì khó khăn. Thủ tục xin cấp bản sao giấy khai sinh không phức tạp. Bạn mang giấy tờ tùy thân đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây, xin tờ khai cấp bản sao Giấy khai sinh và điền các thông tin. Sau đó nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc nhờ người khác nộp thay. Cán bộ hộ tịch trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình sẽ kiểm tra, xác minh và cấp bản sao trích lục khai sinh nếu bảng câu hỏi của bạn đầy đủ và phù hợp.
Do đăng ký lại khai sinh. Nếu việc khai sinh trước đây của bạn đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng bị mất cả Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch thì bạn được đăng ký lại khai sinh. Hồ sơ đăng ký lại khai sinh bao gồm:
- Tờ khai theo mẫu quy định;
- bản sao toàn bộ hồ sơ, tài liệu của người yêu cầu hoặc hồ sơ, tài liệu, tài liệu khác có thông tin liên quan đến việc đăng ký khai sinh cho người đó;
- Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức hoặc người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ nêu trên phải có giấy xác nhận của Thủ trưởng cơ quan. cơ thể. chức vụ về thông tin khai sinh của người đó, bao gồm họ, tên đệm, tên; quan hệ tình dục; Ngày sinh; Quốc gia; quốc tịch; quê hương; mối quan hệ cha-con, mẹ-con tương ứng với các hồ sơ được duy trì bởi cơ quan hoặc bộ phận.
– Thẩm quyền đăng ký lại khai sinh: Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú của người đó.
- Thời gian thực hiện: Thông thường là 05 ngày làm việc, trường hợp cần xác minh, đăng ký lại việc khai sinh tại nơi khác với nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì thời gian thực hiện có thể kéo dài đến 08 ngày làm việc. .
Trên đây chúng tôi đã tư vấn cho yêu cầu của bạn. Nếu còn thắc mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại: 1900.6162 được trả lời
Chúng tôi rất mong nhận được sự hợp tác của bạn!
Trân trọng./.
Bình luận