I. KPI là gì? Vai trò của KPI
1. KPI là gì?
KPI nó bằng tiếng Anh Chỉ số chủ chốt là chỉ số đánh giá kết quả công việc, là công cụ đo lường, đánh giá kết quả công việc thể hiện thông qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng để phản ánh hiệu quả hoạt động của tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân.
Bạn đang xem: KPI là gì? Phương pháp xây dựng, triển khai và đánh giá KPI cho các vị trí trong doanh nghiệp
Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng các mức KPI khác nhau để đo lường mức độ thành công của họ với mục tiêu đã định trước. KPI cấp cao sẽ tập trung vào hiệu suất và mục tiêu chung của toàn bộ doanh nghiệp. Ngược lại, KPI cấp thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân và bộ phận để đánh giá hiệu suất của các công việc và quy trình riêng lẻ.
2. Vai trò của KPI (Key Performance Indicators)
Cho doanh nghiệp:
- Theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên một cách trực quan, minh bạch, chính xác và đưa ra các chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp.
- Nâng cao hiệu quả của quá trình thử nghiệm chấp nhận
- Đảm bảo các mục tiêu và tầm nhìn được hoàn thành như mong đợi
Với đội ngũ nhân viên:
- Nắm được mức độ hoàn thành của công việc so với mục tiêu đề ra
- Thúc đẩy bạn làm việc hướng tới mục tiêu của mình
- Phát hiện lỗi khi chậm tiến độ để cải thiện tính kịp thời của nhiệm vụ
3. Tại sao KPI quan trọng nhưng Doanh nghiệp thường không đạt được?
Dù hiểu rõ về KPI nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đạt được KPI đã định. Hãy xem một số lý do dưới đây. Là doanh nghiệp của bạn gây ra một trong những lý do này?
- Các mục tiêu đặt ra mơ hồ, không phù hợp và không đủ SMART.
- Truyền thông về KPI chưa đủ rộng. Đã triển khai KPI nhưng không nhận được sự đồng thuận của CBNV và gây hậu quả không tốt cho toàn hệ thống.
- Hệ thống chỉ tiêu KPI xa rời khả năng thực sự của doanh nghiệp.
- Thiếu cán bộ quản lý có năng lực để theo dõi, giám sát và cảnh báo kịp thời trong quá trình triển khai hệ thống KPI.
- Quy trình xây dựng KPI tuy khó nhưng không tập trung vào hệ thống mục tiêu của quy trình.
- Tiềm năng thực tế của nhân sự không đủ để đạt được KPI đã xác định.
Dù chỉ có 1 lý do thôi cũng đủ khiến cả hệ thống áp dụng KPI trở nên mơ hồ và bất khả thi. Hãy chắc chắn trước khi bắt đầu triển khai KPI. Doanh nghiệp đã tập hợp đầy đủ các phương tiện cần thiết.
II. Vậy doanh nghiệp nên thiết lập và triển khai hệ thống KPI như thế nào?
Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIS
Có 2 phương pháp chính:
– Các phòng/ban/bộ phận chức năng thiết lập hệ thống KPI trực tiếp cho các nhiệm vụ trong phòng/ban/bộ phận đó; Đội ngũ quản lý nhân sự đóng vai trò hỗ trợ, dẫn dắt về mặt phương pháp để đảm bảo các KPI bám sát các nguyên tắc trên.
Theo phương pháp này, người xây dựng KPI thường là trưởng phòng/ban/bộ phận - người hiểu rõ nhất và có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí, chức danh trong phòng. Phòng/Ban/Phòng càng lớn thì việc xây dựng KPI cho cấp dưới càng phân hóa.
- Ưu điểm: KPIs sẽ có tính khả thi cao và sẽ chỉ rõ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận.
- Nhược điểm của phương pháp này: nếu bộ phận tự đặt mục tiêu thường thiếu khách quan, đặt mục tiêu quá thấp. Lời khuyên là nếu sử dụng phương pháp này thì cần có sự đánh giá, đánh giá của đội ngũ nhân sự và đội ngũ quản lý cấp cao.
– Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPI cho phòng/ban/bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đưa ra tính khách quan và phương pháp khoa học. Tuy nhiên, các KPI đưa ra có thể không sát thực tế, chưa thể hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ của phòng/ban/bộ phận. Để khắc phục, sau khi hệ thống KPI được thiết lập, bộ phận chức năng cần được thẩm định và đánh giá.
Bước 2: Xác định KPI
KPI của bộ phận sẽ được hình thành dựa trên chức năng nhiệm vụ của bộ phận đó. Người xây dựng KPI sẽ thiết lập một chỉ số chung theo đặc thù của bộ phận và đây cũng là cơ sở để đưa ra KPI cho từng vị trí, chức danh.
KPI cho từng vị trí, chức danh: việc thiết lập KPI cho nhân viên sẽ dựa trên mô tả đúng công việc của họ. Đồng thời, KPI cũng cần thỏa mãn các tiêu chí liên quan đến SMART, tất cả đều có nguồn dữ liệu rõ ràng được doanh nghiệp áp dụng. Ngoài ra, việc đánh giá nên được thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.
Sau khi điều chỉnh KPI phù hợp với mục tiêu của bộ phận hoặc doanh nghiệp, bước tiếp theo là áp dụng tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số hiệu suất:
S - Special: Mục đích đặc biệt.
Mỗi thông số của chỉ tiêu cần được phân tách rõ ràng: Tên chỉ tiêu, Công thức, Nguồn dữ liệu, Trọng số, Đơn vị tính, Số kế hoạch và Số thực hiện. Tất cả những yếu tố này kết hợp lại khiến việc triển khai và cài đặt phần mềm trở nên khó khăn.
Tên của chỉ mục nên ngắn gọn nhưng phản ánh bản chất của chỉ mục. Ví dụ: Thu nhập, Thu nhập xuất khẩu. Điều này làm cho vị trí thuận tiện hơn và loại bỏ các tranh chấp không cần thiết.
Công thức tính toán: Trình bày ngắn gọn công thức tính toán từ các tham số đã thống nhất như thu nhập, sản lượng.
Tổng trọng lượng phải là 100%
Số kế hoạch: Một con số hoặc biểu đồ thể hiện rõ ràng mục tiêu. Ví dụ: Với chỉ tiêu doanh thu, ĐVT = Tỷ đồng, Số KH = 150. Không trộn lẫn số KH và ĐVT.
Số hiệu suất: Một số đại diện cho kết quả của hiệu suất mục tiêu. Ví dụ con số thực tế trong kỳ với chỉ tiêu Doanh thu là 170 (tỷ đồng).
M – Measurable: Mục tiêu có thể đo lường được
- KPI phải đo lường được. Tốt nhất là từ các phần mềm quản lý hiện có như ERP, CRM hay Quản lý sản xuất... Nếu không thì phải ghi rõ nguồn dữ liệu. Nếu chỉ báo không có cách đo lường quá khứ thì nên thêm vào. Ví dụ: Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng mà công ty chưa từng đo lường trong quá khứ. Vì vậy, bạn có thể cần thêm một phương pháp đo lường, chẳng hạn như Khảo sát khách hàng.
A – Achievable: Mục tiêu có thể đạt được.
Xem thêm: Tiểu Sử Na Anh - Na Anh Là Ai Cũng Nể
- Các số liệu phải nằm trong tầm với của công ty hoặc bộ phận, mặc dù những số liệu khó hơn nên được đặt ra hơn bình thường.
R – Có liên quan: Mục tiêu thực sự
- Xem xét các yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu của bạn. Ví dụ: đại dịch Covid-19 có thể có tác động lớn đến khả năng đạt được mục tiêu của hầu hết các doanh nghiệp, điều này cần được tính đến khi tạo các chỉ số lập kế hoạch.
T – Duration: Mục tiêu có thời hạn cụ thể
KPI nên có mốc thời gian cụ thể. Thường theo tháng, quý, năm hoặc theo giai đoạn nhất định trong năm.
Cũng xin lưu ý rằng các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPI sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, hoạt động cụ thể của nhân viên và KPI tổng thể của bộ phận. Ví dụ: KPI có thể được sử dụng để đo lường các lĩnh vực sau: đơn vị bán ra, lợi nhuận trên mỗi sản phẩm, chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, lượt giới thiệu khách hàng, doanh thu của nhân viên, v.v.
Ngay cả những vai trò không đóng góp vào sự tăng trưởng tài chính của doanh nghiệp cũng cần KPI phù hợp với mục tiêu và tương lai của doanh nghiệp. Ví dụ: KPI cho bộ phận kỹ thuật là cải thiện chất lượng kết nối Internet.
Bước 3: Đánh giá hoàn thành KPI
Khi bạn đã xác định KPI cho từng bộ phận và vị trí trong doanh nghiệp, đã đến lúc áp dụng nó cho cả nguồn nhân lực và năng suất.
Vì KPI được xác định dựa trên các tiêu chí có thể đo lường được nên chắc chắn sẽ có một phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục KPI. Nhìn chung, mỗi công việc và KPI có thể chia thành 3 nhóm chính như sau:
Nhóm A: mất nhiều thời gian thực hiện, ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung.
Nhóm B: mất ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng đến mục tiêu chung HOẶC/HOẶC mất nhiều thời gian để thực hiện, ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung.
Nhóm C: cần ít thời gian hơn, ít tác động hơn.
Mỗi KPI này sẽ có trọng số khác nhau tùy theo mức độ quan trọng của chúng, ví dụ: A: 50%; B: 30% và C: 20%
Nó có 3 bộ KPI bao gồm A, A, B và C để đánh giá mức độ hoàn thành của một nhân viên.
Bước 4: Mối quan hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng
Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người xây dựng hệ thống KPI sẽ quy định một mức lương và thưởng nhất định.
Chính sách này có thể được xác định trước bởi những người đứng đầu doanh nghiệp, quản lý cấp cao nhất của bộ phận, người thiết lập hệ thống KPI hoặc chính nhân viên.
Thông thường, cuối mỗi đợt đánh giá sẽ có buổi tiếp khách để đánh giá kết quả công việc theo định kỳ. Việc đánh giá phải khách quan và toàn diện, bao gồm ý kiến của người quản lý, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân nhân viên.
Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI
KPI có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian.
Ban đầu, hãy xem xét các KPI mới được tạo để đảm bảo các chỉ số nhất quán. Có thể mất vài tháng đầu tiên để đạt được mọi thứ tối ưu, nhưng sau khi đạt được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó ít nhất một năm.
III. Một số lưu ý về KPI
Trước khi tạo KPI, doanh nghiệp cần thiết lập một số tiêu chuẩn bối cảnh của chỉ số. Khi đó, nhà điều hành mới hiểu rõ ý nghĩa của từng KPI. Tên chỉ số và số liệu thường là mức trung bình của ngành, mức tăng trưởng hàng năm, v.v. có sự so sánh ngầm định (điểm chuẩn) với một giai đoạn nào đó có thể được Ví dụ: tốc độ tăng trưởng doanh thu 30% có thể được xây dựng dựa trên giả định rằng tốc độ tăng trưởng của ngành cao. 25%. Và doanh nghiệp muốn đạt được tỷ lệ cao hơn mức trung bình của ngành.
KPI thường được xem xét ở cấp độ thực thi. Do đó, không nên theo dõi từng chỉ số hiệu suất ở nhiều hơn 1 nơi. Ví dụ, ở cấp độ chiến lược, doanh nghiệp chỉ nên theo dõi và đo lường những số liệu có tác động lớn nhất đến công ty.
>> Link Power hiện đang triển khai chương trình “Nhân đôi giá trị học bổng” giúp bạn tiết kiệm hơn 50% chi phí khi tham gia các khóa học trực tuyến tại Link Power. Chi tiết chương trình xem tại đây ĐÂY.
IV. Dưới đây là một số ví dụ về KPI cơ bản để mọi người tham khảo:
Ví dụ kpi cho phòng kinh doanh: ĐÂY Ví dụ kpi cho phòng marketing: ĐÂY Mẫu kpi cho bộ phận hành chính nhân sự: TẠI ĐÂY Mẫu kpi cho bộ phận chăm sóc khách hàng: ĐÂY Ví dụ kpi cho bộ phận IT: ĐÂY Ví dụ kpi cho phòng kế toán: ĐÂY Ví dụ kpi cho bộ phận kỹ thuật: ĐÂY Ví dụ kpi cho phòng tài chính: ĐÂY Ví dụ kpi cho bộ phận mua hàng: ĐÂY Ví dụ kpi cho bộ phận cung ứng:ĐÂY Ví dụ kpi cho bộ phận sản xuất: ĐÂY Ví dụ kpi cho bộ phận hậu cần: ĐÂY Ví dụ kpi cho bộ phận R&D:ĐÂY Cách đặt KPI cho ngành bán lẻ:ĐÂY Cách đặt KPI cho ngành bất động sản:ĐÂY Cách đặt KPI cho ngành dịch vụ:ĐÂY Cách đặt KPI cho ngành sản xuất:ĐÂY Cách thiết lập KPI cho ngành logistics:ĐÂY Cách thiết lập KPI cho ngành xuất nhập khẩu:ĐÂY Cách thiết lập KPI cho ngành thương mại điện tử:ĐÂY Cách đặt KPI cho ngành F&B:ĐÂY Cách đặt KPI cho ngành FMCG:ĐÂY
Xem thêm: Khánh tiết là gì? 5 Điều có thể bạn chưa biết về Khánh tiết
Bình luận