Hóa đơn điện tử là gì?

Sau một thời gian thử nghiệm cho ra đời hóa đơn điện tử, có thể trong thời gian tới sẽ có quyết định nộp thuế điện tử qua ngân hàng phối hợp thu và thông quan 24/7 của Tổng cục Hải quan. Thủ tục này sẽ thực hiện thí điểm trao đổi thông tin từ tháng 11/2017 trong khuôn khổ cải cách thủ tục hành chính và sẽ được nhân rộng trên toàn quốc, đặc biệt trong ngành Hải quan. Tuy nhiên, đây là một thuật ngữ mới, không khỏi khiến các doanh nghiệp băn khoăn trong việc tiếp thu và chuẩn bị thông tin trước khi áp dụng vào hoạt động kinh doanh của mình. Kế tiếp, Luật quốc gia Sẽ giải thích và hướng dẫn các thủ tục cơ bản nhằm cung cấp một số thông tin cần thiết giúp khách hàng hiểu rõ hơn về Hóa đơn điện tử:

Bạn đang xem: Hóa đơn điện tử là gì?

1/ Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 3 Khoản 1 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính:

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp thông tin về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức được cấp mã số thuế trong quá trình bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về nộp thuế, giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử bao gồm: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác bao gồm: TCM, vé, thẻ, biên lai bảo hiểm,...; chứng từ vận chuyển hàng không, chứng từ vận chuyển hàng hóa quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng... có hình thức và nội dung phù hợp với thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử cung cấp nguyên tắc: số hóa đơn được xác định theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được tạo và sử dụng một lần.

2/ Điều kiện để được công nhận hóa đơn điện tử

Có một sự đảm bảo khá đáng tin cậy về tính đầy đủ của thông tin có trong hóa đơn điện tử, vì thông tin được hình thành ở dạng hóa đơn điện tử cuối cùng. Tiêu chí đánh giá tính trung thực là thông tin đầy đủ, không bị thay đổi ngoại trừ những thay đổi về hình thức xảy ra trong quá trình trao đổi, lưu trữ, hiển thị hóa đơn điện tử.

Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập khi cần thiết và có thể được sử dụng toàn bộ.

3/ Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Để phát hành loại hóa đơn này, doanh nghiệp phải có Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử (theo mẫu số 1 ban hành kèm theo Thông tư 32).
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan quản lý được gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (theo mẫu số 02 ban hành tại vòng tròn số 32)
Ký điện tử hóa đơn mẫu gửi cơ quan thuế

4/ Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử:

a) Lập hóa đơn điện tử:

Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) lập hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của người bán;
Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức lập hóa đơn điện tử) truy cập vào phần mềm hệ thống hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, phát hành hóa đơn điện tử.

Xem thêm: Tiểu sử Phương Trinh Jolie là ai, đời tư và sự nghiệp của nữ ca sĩ?

b) Gửi hóa đơn điện tử là việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử từ người bán hàng hóa, dịch vụ cho người mua hàng hóa, dịch vụ:

Chuyển hàng trực tiếp: người bán tạo hóa đơn điện tử trong phần mềm lập hóa đơn điện tử, ký điện tử trên hóa đơn và gửi trực tiếp đến hệ thống của người mua thông qua hình thức chuyển hóa đơn điện tử giữa hai bên.
Gửi hàng qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: người bán hàng hóa, dịch vụ nhập vào phần mềm hệ thống hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo hóa đơn điện tử. nhập phần mềm hóa đơn điện tử vào hệ thống, sau đó gửi hóa đơn điện tử cho người mua có chữ ký điện tử của người bán.

c) Xử lý hóa đơn điện tử

Khi hóa đơn điện tử được khởi tạo và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, chưa cung cấp dịch vụ hoặc khi hóa đơn điện tử đã được khởi tạo và gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa đã nộp tờ khai thuế, nếu phát hiện có sai sót thì chỉ cần được sự đồng ý và chấp thuận của hai bên là có thể hủy bỏ bằng Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ để cơ quan chính phủ có thẩm quyền truy xuất.
Khi lập hóa đơn và gửi cho người mua, giao hàng và cung cấp dịch vụ, kê khai thuế của người bán và người mua, khi phát hiện có sai sót thì phải lập hợp đồng bằng văn bản giữa người bán và người mua. người mua với chữ ký điện tử của cả hai. các bên thông báo lỗi và bên bán xuất hóa đơn điện tử khắc phục lỗi. Trong các hóa đơn điện tử sau, việc sửa (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT… phải được nêu rõ ràng. Người bán, người mua kê khai trên hóa đơn điện tử sửa, kê khai sửa cho phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành về quản lý thuế và hóa đơn. Hóa đơn sửa không được có số âm (-)

5/ Chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

a/ Nguyên tắc quy đổi

Người bán hàng hóa được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc hàng hóa hữu hình trong quá trình thực hiện doanh thu và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi phải đáp ứng các yêu cầu quy định, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người bán và dấu của người bán.

b/ Điều kiện

Thể hiện đầy đủ nội dung của bản gốc hóa đơn điện tử
Có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Chữ ký, họ và tên của người chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

c) Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý nếu đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu trên hóa đơn nguồn, có chữ ký riêng xác nhận đã được chuyển đổi, chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi. của tài liệu điện tử.

d) Ký hiệu riêng của hóa đơn chuyển đổi

Chữ ký riêng của hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy gồm các thông tin sau: dòng chữ phân biệt hóa đơn chuyển đổi với hóa đơn điện tử gốc (ghi rõ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ tên người được chuyển đổi, chữ ký, thời điểm chuyển đổi.